Contoh template HR ialah dokumen standard yang digunakan oleh majikan untuk mengurus pekerja secara sistematik dan mematuhi undang-undang buruh Malaysia. Ia termasuk kontrak pekerjaan, surat tawaran kerja, handbook pekerja, borang cuti, penilaian prestasi, dan dokumen disiplin. Template HR membantu syarikat mengurangkan risiko undang-undang, memastikan proses HR konsisten, dan menjimatkan masa pengurusan. Di Malaysia, template HR perlu selaras dengan Akta Kerja 1955, KWSP (EPF), PERKESO (SOCSO), dan EIS. Syarikat kecil hingga besar digalakkan menggunakan template HR profesional atau disemak pakar HR bagi mengelakkan pertikaian pekerja dan masalah pematuhan. Template HR juga sering digabungkan dengan perkhidmatan HR outsourcing untuk automasi operasi sumber manusia dan pertumbuhan perniagaan yang lebih teratur.
Apa Itu Template HR (Human Resource)?
Template HR ialah dokumen standard yang digunakan oleh jabatan sumber manusia untuk mengurus pekerja, memastikan pematuhan undang-undang, dan memudahkan operasi HR syarikat.
Di Malaysia, template HR sangat penting kerana majikan perlu patuh kepada undang-undang seperti Akta Kerja 1955, EPF, SOCSO, dan EIS.
👉 Dengan template HR yang betul, syarikat boleh kurangkan risiko undang-undang, jimat masa, dan pastikan proses HR konsisten.
Jenis Template HR Yang Digunakan di Malaysia
1. Template Kontrak Pekerja (Employment Contract)
Template kontrak pekerja menetapkan terma dan syarat pekerjaan, termasuk gaji, faedah, waktu kerja, dan klausa penamatan.
Biasanya merangkumi:
Jawatan dan tanggungjawab
Gaji dan elaun
Waktu kerja dan cuti
Klausa kerahsiaan & non-compete
Terma penamatan kerja
2. Template Surat Tawaran Kerja (Offer Letter)
Surat tawaran kerja digunakan untuk menawarkan jawatan kepada calon pekerja secara rasmi.
Isi kandungan utama:
Jawatan ditawarkan
Tarikh mula kerja
Gaji dan faedah
Tempoh percubaan
3. Template Buku Panduan Pekerja (Employee Handbook)
Employee handbook menerangkan polisi dan peraturan tempat kerja.
Contoh kandungan:
Polisi syarikat
Kod etika pekerja
Polisi kehadiran dan cuti
Prosedur disiplin
Keselamatan tempat kerja
4. Template Penilaian Prestasi (Performance Appraisal)
Template ini membantu majikan menilai prestasi pekerja secara adil dan sistematik.
Biasanya termasuk:
KPI dan objektif kerja
Skor prestasi
Maklum balas dan pelan penambahbaikan
5. Template Tindakan Tatatertib (Disciplinary Action)
Digunakan untuk merekod salah laku pekerja dan tindakan disiplin.
Contoh dokumen:
Surat amaran
Surat tunjuk sebab
Surat penggantungan atau penamatan
6. Template Borang Permohonan Cuti
Template ini menyeragamkan permohonan cuti pekerja seperti:
Cuti tahunan
Cuti sakit
Cuti kecemasan
Cuti bersalin / paterniti
7. Template Slip Gaji & Payroll
Template payroll membantu HR mengira gaji dan potongan statutori seperti:
KWSP (EPF)
PERKESO (SOCSO)
EIS
PCB (Cukai)
Kelebihan Menggunakan Template HR
1. Jimat Masa dan Tingkatkan Produktiviti
Template HR mengurangkan kerja manual dan membolehkan HR fokus kepada strategi sumber manusia.
2. Pastikan Pematuhan Undang-Undang
Dokumen yang betul membantu syarikat elak saman, denda, dan pertikaian pekerja.
3. Konsistensi Operasi HR
Semua jabatan dan cawangan guna format yang sama untuk dokumentasi HR.
4. Kurangkan Kesilapan HR
Template standard mengurangkan kesilapan dalam kontrak, payroll, dan rekod pekerja.
Template HR Percuma vs Template HR Profesional
Template HR Percuma
✅ Sesuai untuk startup dan syarikat kecil
❌ Biasanya generik dan tidak khusus untuk undang-undang Malaysia
Template HR Profesional
✅ Disesuaikan dengan undang-undang Malaysia
✅ Disemak oleh pakar HR
✅ Kurangkan risiko undang-undang
👉 Untuk syarikat berkembang, template profesional sangat disyorkan.
Bagaimana Template HR Membantu Pertumbuhan Perniagaan
Template HR bukan sekadar dokumen—ia adalah asas sistem HR yang tersusun.
Dengan template HR yang betul, syarikat boleh:
Urus pekerja dengan lebih profesional
Kurangkan konflik pekerja
Tingkatkan produktiviti
Bina struktur korporat yang kukuh
Manfaat Template HR dan Perkhidmatan HR Outsourcing
Banyak syarikat di Malaysia menggabungkan template HR dengan perkhidmatan HR outsourcing untuk automasikan pengurusan pekerja.
Dengan HR outsourcing, syarikat boleh dapat:
Template HR siap guna
Pengurusan payroll
Sokongan pengambilan pekerja
Audit pematuhan undang-undang
Nasihat dan konsultasi HR
Soalan Lazim (FAQ)
Apakah template HR paling penting untuk syarikat?
Template kontrak pekerja adalah paling penting kerana ia menentukan hubungan undang-undang antara majikan dan pekerja.
Adakah template HR sah di sisi undang-undang Malaysia?
Ya. Dokumen seperti kontrak kerja dan surat disiplin boleh mengikat secara undang-undang jika dirangka mengikut undang-undang Malaysia.
Bolehkah guna template HR luar negara di Malaysia?
Boleh, tetapi perlu disesuaikan dengan Akta Kerja 1955, KWSP, PERKESO, dan EIS.
Adakah SME perlu guna template HR profesional?
Ya. Template profesional membantu SME elak risiko undang-undang dan bina sistem HR yang teratur.
Perlu Template HR Profesional untuk Syarikat Anda?
Jika anda mahu template HR khas untuk syarikat Malaysia, pakar HR kami boleh membantu menyediakan kontrak, polisi, payroll template dan dokumen pematuhan