Apa Itu HR? Fungsi, Peranan, dan Kepentingannya Dalam Organisasi di Malaysia
Human Resources (HR) atau Sumber Manusia adalah fungsi strategik dalam sesebuah organisasi yang bertanggungjawab menguruskan aset paling bernilai syarikat, iaitu tenaga kerja. Secara asasnya, HR bukan sekadar jabatan yang menguruskan pembayaran gaji dan cuti, tetapi ia merangkumi spektrum yang lebih luas termasuk pengambilan bakat (recruitment), pembangunan pekerja, pengurusan prestasi, serta pematuhan undang-undang buruh seperti Akta Kerja 1955 di Malaysia. Bagi syarikat di Malaysia, terutamanya Perusahaan Kecil dan Sederhana (PKS), fungsi HR yang cekap adalah kritikal untuk memastikan keharmonian hubungan industri dan mengelakkan risiko undang-undang di Mahkamah Buruh. Tanpa pengurusan HR yang teratur, organisasi berdepan dengan risiko pusing ganti pekerja yang tinggi, ketidakcekapan operasi, dan kegagalan mematuhi standard kepatuhan yang boleh menjejaskan reputasi serta keuntungan jangka panjang syarikat.
Ramai pemilik perniagaan masih beranggapan bahawa fungsi HR hanya tertumpu kepada tugas pentadbiran semata-mata.
Namun, dalam persekitaran ekonomi moden, peranan HR telah berevolusi menjadi rakan strategik perniagaan (Business Partner). Kegagalan memahami definisi dan fungsi sebenar HR boleh menyebabkan syarikat kerugian wang ringgit akibat kesilapan dalam pengurusan pekerja.
Maksud Sebenar Human Resource (HR) dalam Organisasi
Secara definisinya, Human Resource Management (HRM) adalah proses merekrut, memilih, melatih, dan menguruskan pekerja untuk mencapai matlamat syarikat.
Jika kewangan menguruskan modal wang, HR menguruskan modal insan. Di Malaysia, peranan ini menjadi lebih kompleks dengan pelbagai pindaan undang-undang buruh yang memerlukan kepakaran khusus.
Syarikat yang mempunyai struktur HR yang kukuh mampu menarik bakat terbaik dan mengekalkan pekerja berkualiti untuk jangka masa panjang. Inilah sebabnya mengapa perkhidmatan pengurusan sumber manusia yang profesional menjadi keperluan mendesak, bukan lagi pilihan tambahan.
5 Fungsi Utama Jabatan HR dalam Syarikat
Jabatan HR memegang pelbagai portfolio penting. Berikut adalah 5 fungsi teras yang wajib ada dalam mana-mana organisasi yang tersusun:
1. Pengambilan dan Pemilihan (Recruitment & Selection)
Fungsi ini bukan sekadar menampal iklan jawatan kosong. Ia melibatkan proses menyaring calon yang bukan sahaja berkemahiran, tetapi juga sesuai dengan budaya syarikat (culture fit). Kesilapan merekrut pekerja yang salah boleh menelan kos sehingga 3 kali ganda gaji tahunan pekerja tersebut.
2. Pampasan dan Faedah (Compensation & Benefits)
HR bertanggungjawab memastikan struktur gaji adalah kompetitif dan adil. Ini termasuk pengurusan caruman wajib seperti KWSP, PERKESO (SOCSO), dan SIP, serta faedah tambahan seperti insurans perubatan. Pengurusan pampasan yang betul adalah kunci kepada motivasi pekerja.
3. Latihan dan Pembangunan (Learning & Development)
Pekerja perlu dibekalkan dengan kemahiran terkini untuk kekal relevan. HR berperanan mengenal pasti jurang kemahiran (skill gap) dan menyediakan program latihan HR dan pembangunan yang sesuai untuk meningkatkan produktiviti syarikat.
4. Hubungan Pekerja (Employee Relations)
Konflik di tempat kerja adalah perkara biasa. HR bertindak sebagai orang tengah untuk menyelesaikan isu disiplin, rungutan pekerja, dan memastikan keharmonian tempat kerja terjaga. Ini penting untuk mengelakkan kes dibawa ke Jabatan Perhubungan Perusahaan.
5. Pematuhan Undang-Undang (Compliance)
Ini adalah fungsi paling kritikal di Malaysia. HR mesti memastikan syarikat sentiasa mematuhi Akta Kerja 1955, Akta Perhubungan Perusahaan 1967, dan peraturan gaji minimum. Kegagalan di sini boleh membawa kepada saman dan tindakan undang-undang.
Peranan HR vs Admin: Apa Bezanya?
Sering kali berlaku kekeliruan di mana tugas HR dan Admin dicampuradukkan, terutamanya dalam syarikat PKS.
Admin (Pentadbiran): Fokus kepada pengurusan “benda” dan operasi pejabat. Contohnya: Menguruskan sewa pejabat, bil utiliti, bekalan alat tulis, dan penyelenggaraan fasiliti.
HR (Sumber Manusia): Fokus kepada pengurusan “manusia”. Contohnya: Menguruskan prestasi staf, disiplin, gaji, dan perkembangan kerjaya.
Mencampurkan kedua-dua fungsi ini tanpa pengkhususan boleh menyebabkan pengurusan bakat terabai.
Kenapa HR Penting untuk PKS di Malaysia?
Bagi PKS, mungkin sukar untuk melantik seorang Pengurus HR sepenuh masa kerana kos yang tinggi. Namun, ketiadaan fungsi HR mendedahkan syarikat kepada risiko besar.
Tanpa HR, tiada siapa yang memantau kontrak kerja, tiada rekod cuti yang sistematik, dan tiada prosedur disiplin yang sah. Apabila berlaku pertikaian dengan pekerja, syarikat sering kali kalah dalam tuntutan mahkamah kerana ketiadaan dokumentasi yang betul.
Jika syarikat anda belum bersedia untuk mengambil kakitangan HR dalaman, solusi yang lebih efisien adalah melalui HR outsourcing. Langkah ini membolehkan anda mendapat kepakaran HR profesional dengan kos yang jauh lebih rendah berbanding menggaji staf sepenuh masa.
Soalan Lazim (FAQ) Mengenai Pengurusan Sumber Manusia
Adakah syarikat kecil wajib ada HR?
Walaupun tiada akta mewajibkan jawatan “Pengurus HR”, setiap majikan wajib mematuhi undang-undang buruh. Oleh itu, fungsi HR tetap perlu wujud sama ada diuruskan oleh pemilik bisnes atau dilantik secara luaran.
Apa beza HR Executive dengan HR Manager?
HR Executive biasanya melaksanakan tugas operasi harian (seperti proses gaji dan rekod cuti), manakala HR Manager merangka strategi jangka panjang (seperti perancangan tenaga kerja dan budaya syarikat).
Bolehkah fungsi HR di-outsource?
Ya, fungsi HR seperti pengiraan gaji (payroll), penyediaan kontrak kerja, dan pengurusan pematuhan boleh diserahkan kepada pihak ketiga untuk menjimatkan kos dan meningkatkan kecekapan.
Ingin pastikan pengurusan pekerja anda patuh undang-undang tanpa pening kepala? Ketahui bagaimana khidmat HR Outsourcing kami boleh membantu menstrukturkan operasi syarikat anda dengan lebih efisien.